Beneficios y importancia de la gestión de activos TI

¿Qué es la gestión de activos de TI?

Hoy en día es casi imposible imaginar hacer negocios sin el uso de la tecnología de la información. Los activos son software, hardware y cualquier otro elemento propiedad de la empresa. En la mayoría de los casos, los activos se atribuyen a costos de capital, por lo que la gestión de activos de TI es importante para un negocio eficaz.

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Los equipos de activos pueden incluir ordenadores, redes, servidores, impresoras, periféricos, smartphones u otros dispositivos móviles. Los activos de software pueden incluir licencias de programas, diversas versiones de software, así como aplicaciones instaladas en el ordenador del usuario. El concepto de «activo de TI» combina las características técnicas de un recurso de TI con su componente financiero para la empresa.

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Gestión de activos de TIEs un conjunto de actividades para gestionar el ciclo de vida de los activos y ayudar a la dirección de la empresa a tomar decisiones estratégicas. A menudo, la gestión de activos de TI se considera el nexo entre beneficios, cumplimiento de requisitos y innovación. El objetivo estratégico de las actividades de TI en la empresa es proporcionar y respaldar los servicios necesarios para la realización eficaz de los procesos empresariales. Dichos servicios deben estar equilibrados en términos de seguridad, calidad, valor y resultados empresariales. Este equilibrio debe ser claro y transparente para los clientes internos y la alta dirección, lo cual es imposible sin la gestión de activos de TI.

Por qué las empresas necesitan la gestión de activos de TI

Es importante no solo conocer sus activos, sino también gestionarlos de forma eficaz para poder supervisar su uso, controlar la distribución y los derechos de acceso, calcular la depreciación, etc. Hace unos años, las empresas dedicadas a la gestión de activos lo hacían manualmente en papel o en tablas en un ordenador y llamaban a esta base «cartera de activos». A pesar de que las hojas de cálculo admiten fórmulas y macros, su uso es propenso a errores, no proporciona alta precisión, requiere mucho tiempo de mantenimiento y, en general, está obsoleto.

El desarrollo de la tecnología y el uso de la computación en la nube y la inteligencia artificial permiten que los sistemas actuales de gestión de activos IT rastreen los cambios más rápido, con mayor precisión y un alto nivel de seguridad, así como gestionen de forma más flexible los activos existentes. Estos sistemas automatizan la mayoría de los procesos, permiten escanear automáticamente la red en busca de nuevos activos, facilitando así la gestión y aumentando su transparencia.

Independientemente del tamaño de la empresa, los procesos de ITAM le permiten controlar con éxito toda la cartera de activos. Esta es una actividad igualmente importante que le permite gestionar con precisión los recursos disponibles y hacer que la TI funcione lo más eficientemente posible, tanto para pequeñas empresas donde varias personas trabajan con cierto software, como para grandes corporaciones con miles de empleados que desempeñan diversas funciones.

En esencia, la gestión de activos de TI es una serie de acciones interconectadas y sus herramientas de automatización destinadas a la contabilidad, el control financiero y el cumplimiento de las obligaciones contractuales a lo largo del ciclo de vida de dichos activos.

Los principales objetivos de los sistemas ITAM incluyen:

• Inventario y contabilidad de los recursos de la empresa;
• Contabilización de los recursos de TI como activos fijos.
• Contabilidad y análisis de todos los costes de adquisición y mantenimiento de los recursos informáticos, como software, estaciones de trabajo, equipos de red, servidores;
• Planificación de adquisiciones;
• Supervisar la implementación de los contratos de servicio de garantía y el soporte técnico por parte de los proveedores de equipos y software.
• Gestión de licencias y control del uso de software.

Junto con los sistemas automatizados de ciberseguridad, un elemento clave para la estrategia exitosa de su empresa es la auditoría informática automática (ITAM). Gracias a los sistemas automatizados, la propia ITAM detectará todos los activos utilizados, los comparará con las licencias existentes, identificará usuarios activos o inactivos y, tras analizar los datos, sugerirá opciones de optimización.

¿Qué obtendrá su empresa al utilizar la gestión de activos de TI?

La idea básica de la solución ITAM es proporcionar información relevante sobre qué activos de TI opera la empresa, quién los utiliza y para qué tareas, cuánta carga tienen y qué software está instalado con qué licencias. Gracias a ello, uno de los principales resultados de la implementación del proceso de gestión de activos de TI es la creación de un espacio de información global.

El uso del sistema ITAM no solo afecta al departamento de TI de la empresa, sino que también permite aumentar la eficiencia de diversas actividades. La información sobre los activos, que se acumula y actualiza periódicamente, se vuelve accesible y transparente para todos los niveles de gestión.

Como resultado, todos los procesos, desde la elaboración del presupuesto hasta la realización de pedidos y desde la adquisición hasta el desmantelamiento, se llevan a cabo sobre la base de un directorio general de activos, lo que ayuda a reducir los costes y a armonizar los registros contables y de gestión. El sistema calcula todos los costes financieros asociados a la adquisición y el mantenimiento de un activo específico. Como resultado, la empresa comprende claramente cuánto se ha gastado hasta el momento y cuánto dinero se necesita para operar, modernizar o deshacerse de los activos de TI.

Los responsables de la empresa podrán obtener rápidamente información actualizada sobre la ubicación específica del dispositivo, dónde se ha trasladado, quién y sobre qué base documental se implementa su soporte. Una gestión de activos de TI bien organizada permite ahorrar dinero tanto directa como indirectamente, además de proporcionar una serie de ventajas a la empresa que la utiliza:

• Transparencia de costes para el negocio.
• seguimiento de la efectividad en el logro de los objetivos empresariales;
• Minimizar riesgos y aumentar la seguridad mediante actualizaciones de software oportunas e instalación de parches.
• Aumentar la vida útil de los activos y reducir el número de contratos de servicio.
• Aumento del retorno de la inversión de las compras gracias a la optimización y la presupuestación.
• Reducir el volumen de sus compras gracias a la redistribución eficaz de los equipos y software existentes, así como a la unificación.
• La consolidación y unificación de las compras proporcionará las mejores condiciones por parte de los fabricantes al celebrar contratos.
• mejorar el cumplimiento de las políticas internas, los estándares del sector y los requisitos de los reguladores gubernamentales

La estrategia de gestión de activos de TI implica el cumplimiento de normas internacionales. Los productos de ImmuniWeb le permiten cumplir con cualquier norma y regulación de ciberseguridad, incluyendo GDPR, PCI DSS y más.

Por lo tanto, el uso de la gestión de activos de TI permite a la dirección de la empresa actuar de forma estratégica. Comprender dónde se encuentran los activos, cuánto cuestan y cómo funcionan a lo largo de todo su ciclo de vida proporciona la ventaja necesaria para garantizar que los activos de TI de la empresa se utilicen de forma más eficiente y se maximicen los posibles beneficios. Además, esto aumentará la seguridad informática de su empresa, ya que una lista de inventario incompleta o un control deficiente de los activos puede afectar negativamente a las cuestiones de seguridad.

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